如何让你的表达清晰全面且容易记

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本文是「结构思考力」的08期(接07期‘证’-以上统下,如何让你的观点经得住挑战质疑?),从今天起我们将整理和分享日常沟通表达中至关重要的一个底层逻辑——结构思考力,相信整期分享结束后,在表达和思考上您将提升到一个新的高度,下面让我们开始吧!

‘类,归类分组’的含义

这一期给大家分享第三个核心原则——类,归类分组。这里讲的是什么?这样,我问大家一个问题,你看一下屏幕。

请发挥你的想象力,告诉我,你觉得这些点长得像什么?有的人可能说觉得像围棋,像猫爪、狗爪,还有说像自行车,前轮、后轮、脑袋;还说像狗,两个眼睛,一个鼻子,狗的脸。结果还有个学员跟我说,明显是三个人。我说,从哪看出三个人了?他说,你从楼上往下看,这哥仨出去抽烟,到现在还不上来。所以大家发现没有,只要你愿意想,这些点,可以想好多好多好多东西。你发现没有?不管我们刚才看它像什么,无外乎或绝大多数人都是通过一种模式。哪种模式呢?把相近的三个点想象成什么。是不是这样?没有人跟你讲三个点像什么,第一反应你就看三个点像什么。好,那我们有个结论。什么结论,叫人类大脑有自动地将某些具有共同特点的事物进行归类组织的能力,换句话叫,相近的事,分类就容易记。那各位换位思考一件事情,比如说你去见客户或者跟老板汇报工作,你是这么讲的,老板跟你说件事,它包含以下几点,叫第一、第二、第三、第四、第五、第六、第七、第八、第九、第十、第十一。你觉得你老板能记住吗?人类大脑一次性接收信息的量是有范围的。有两种说法:有的人认为这范围叫作7±2,还有人认为这范围叫作5±2,如果是5±2的话,就是3点到7点。所以不管怎么说,7是一个特别重要的临界值,突破7以后对记忆开始造成负担。所以大家,你在说一件事的时候,你写个报告的时候,不要超过七条,超过七条记不住,要刻意去背才能记得住。所以你觉得你的客户和领导会愿意去刻意背你的方案和报告吗?不太现实,对吧?所以写那么四点到五点就挺好了。当然大家可以发现,很多领导讲话都喜欢讲三点,为什么是三呢?借这机会给大家解释一下,它是有理由的有这么三个理由:1.三好记。你说,我觉得不如一点好记。你表达一个中心思想,总得有理由支撑一下,所以这是第一个,三好记。2.三会让对方更愿意倾听。举个例子,比如说客户到你们公司来了说问一下,你们这个产品跟某竞品比起来有哪些优势?因为它主要包含以下13大优势,客户一听就疯了。你说它主要包含以下三个方面,对方会愿意听。这是第二个理由。3.三的说服力特别强。你回忆一下有没有这种感受,一个人找你说件事,就说两个理由,你说这事不靠谱吧?结果另外一个人跟你说件事,说了三个理由,你听都没听,说,嗯,差不多,我感受是这样的。为啥?因为三在物理学当中是一个特稳定的结构,所以在思维当中同样会有这样的感受被传递过来。那三是怎么来的?这必须解释一下,这三点不是随便挑三点,也不是拍脑袋想三点,而是用三点能把所有事说清,还能说全。那它怎么来的?就是靠归类分组的方式,换句话叫分类分来的。当然,不一定百分之百所有事都是三。三只是一个比较常见的分类。所以分类能力是一个人结构化思考能力最核心的体现。

MECE原则,让分类更清晰准确

我每次分享到这儿以后,有人就有疑问了,说分类谁不会?比如说像我们家孩子两三岁的时候就可以很容易地说玩的时候分颜色、分袜子、分笔。每个人每天做着各种各样的分类,但我的问题是,你怎么保证你的分类是清晰的?你又怎么保证在那么专业的工作场景下,你的分类能让你的老板,能让你的客户看清楚,还能够认可?所以给大家一个方法,这就是我们要讲的MECE原则。

解释一下,它是四个英文单词的缩写,叫相互独立,完全穷尽,叫不重、不漏。比如说生活当中的案例,假如说我们把人分为男人和女,就叫符合原则,为啥?除了男的就是女的,除了女的就是男的。但是很多人可能不认同,说你没去过泰国吗?我们说按生理结构划分是OK的。但同时你要把人分为男人和未婚女人,有什么问题?男人和未婚女人,想象一下,有遗漏,对吧?那同时你要把人分为男人和已婚人士呢?有交叉。所以大家体会一下,MECE就好比一把尺子一样,遇到问题去量就可以了。比如说以工作案为例,假如说别人写个工作报告,拿过来一看,这个报告分八章,第一件事,确认八章之间是不是MECE的?第一章有五个要点,五个要点之间是不是MECE的?第一个要点有四个要素,四个要素之间是不是MECE的?所以叫相互独立,完全穷尽。当然,穷尽这件事往往也是一个理想状态有的时候也很难,所以我们在日常工作当中要求是什么呢?比如说大家经常写报告,或者你看别人写东西,最后一项叫“其他”对吧?按照很多人的习惯,都觉得其他里边东西不重要。给你个建议,未来再看到其他,一定要把注意力往下移一级,为啥?未必不重要,就是写的那个人怎么?他分不清了,说算了,其他吧。所以有其他了,一定是分类方式遇到问题了。所以通俗来讲,我们MECE的目标是什么?尽量减少,最好能够杜绝其他的存在。好,这是给大家分享的一个小原则。

一个案例教你正确运用MECE法则

那怎么运用MECE法则呢?我给大家用案例的方式解释一下怎么运用MECE。我们一起来看这个场景,假如我们从上海出发,去趟深圳,驾驶一辆货车送批货,结果半路遇到隧道,上面挂块牌,写的叫限高3米,你下车一量,连车加货,一共3.05米高。怎么办?超高了。你可能想到说什么,比如说绕路、换车、把这个货分批运,等等。所以我们会习惯用经验或你头脑风暴的方式想到很多答案。今天别着急,用我们刚讲的方法试一下。首先确认一下咱们的目标是什么?是过去,还是把货送到目的地?很明显,不是过去,而是把货送到目的地对吧?好,有了这个目标以后,其实你发现你遇到个限高的隧道,无外乎两个选择,哪两个选择?MECE。第一个选择,想办法从这儿过。第二个选择是什么?说我不从这儿过,还有什么方式可以达到目标?这叫MECE,叫不过和过,相互独立,完全穷尽。所以MECE不是对世间万事万物的MECE,跟什么有关?跟目标和主题边界界定清楚,关系特别大。好,那我们再往下拆解来,如果不从这儿过,还有什么方法可以达到目标呢?比如说绕路,对吧?这是一个。还有吗?换交通工具。比如着急不差钱,飞机,还可以采取火车、船等等这些可能的方式。那换个分支说,我就想从这儿过,这个时候我们解决什么问题?没错,高度的问题。那问题来了,哪些高度可能被解决?车、货、隧道,对吧?好,你再猜,车的高怎么解决?轮胎放气,换一个低点的车。那货的高度呢?重新摆放,分批次运。隧道的高度呢?有人说炸了,炸可以往上炸、往下挖,还有的人说你的限高一共才这么一点点,差那么一丢丢对吧?冲过去试试。当然冲到一半过不去就比较麻烦了。所以大家感受一下,看这张图。

当没有结构的时候,我们会用经验想一些答案,有了以后你会发现十几个答案,用的方法是什么?不过,过,MECE。车、货、洞,MECE。相互独立,完全穷尽。分类,核心就是MECE。相互独立,完全穷尽。

总结

那这一期,最核心的也是这么一个原则,它其实也是麦肯锡公司,或者是作为一个咨询顾问,去做工作,完成工作任务,分析问题、解决问题最核心的一个原则。

这一期我们先分享到这里,下一期我们继续结构思考力。

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